02 · Menú Archivo

◀ Volver al índice

El menú Archivo contiene los datos maestros del negocio: la información estable sobre la que se apoyan todos los documentos (empresas, almacenes, clientes, proveedores, artículos) y las tablas auxiliares que los clasifican. Es el primer menú que se configura al poner en marcha la aplicación.

Recuerda: todas estas pantallas comparten el funcionamiento descrito en 01 · Conceptos comunes (lista, ficha, navegador, búsqueda, grabar/cancelar). Aquí se describe solo lo propio de cada una.

Estructura del menú:

Archivo
├── Empresas
├── Almacenes
├── Clientes
├── Proveedores
├── Artículos
├── Tablas Auxiliares
│   ├── Tarifas
│   ├── Familias
│   ├── Paises
│   ├── Unidades de Medida
│   ├── Propiedades
│   ├── Tipos de Variaciones
│   ├── Colecciones de Atributos
│   └── Atributos básicos
├── Invocar login
└── Salir

Empresas

Atajo de menú: [Ctrl]+[E]

Mantiene las empresas emisoras que facturan desde Factuzam (puede haber más de una). Cada empresa concentra sus datos fiscales y la configuración de facturación. Todas ellas comparten artículos/familias/clientes...

Datos principales: Código, Orden, Activo, Razón Social, NIF, dirección completa (dirección, población, provincia, código postal), Móvil, Email.

Datos fiscales y de facturación (en sub-pestañas):

• Más datos — contacto y datos complementarios.
• Retenciones — código y % de retención aplicable; marca Aplica Retenciones y Es REAGP (Régimen Especial Agricultura, Ganadería y Pesca).
• Series — series de numeración de los documentos de la empresa. Pueden ser fijas o cambiar automáticamente por año, trimestre, mes o día; se explica en Series de numeración con tokens.
• Bancos — cuentas bancarias propias de la empresa. Se usan para preseleccionar la cuenta de cobro en recibos de cliente y la cuenta de pago en efectos/remesas de proveedor.
• Certificado / Verifactu — Número de Serie y Tipo de Certificado para la firma y el envío de facturas al sistema Verifactu (AEAT) y para la emisión de eDoc firmado cuando corresponda.
• Texto en Factura — texto legal que se imprimirá en los documentos.
• Zona de IVA principal — régimen de IVA por defecto de la empresa.

La configuración correcta de NIF, series y certificado es imprescindible para emitir facturas válidas y para la integración con Verifactu. Si tienes dudas fiscales, consúltalas con tu asesoría antes de facturar.

Series de numeración con tokens

Una serie tokenizada es una plantilla de serie que contiene una parte variable de calendario. Al crear el documento, Factuzam sustituye los tokens por la fecha aplicable y guarda el resultado como texto. Por ejemplo, la plantilla A1.yyyy genera la serie A1.2026 durante 2026.

Cada serie resultante tiene su propio contador. Por tanto, una plantilla mensual genera una numeración independiente cada mes y una plantilla anual, una numeración independiente cada año. Los documentos ya creados conservan la serie que recibieron: un cambio de periodo no los renombra.

La opción de calendario activada y las plantillas tokenizadas junto a la serie resuelta.

Tokens de calendario disponibles

Los tokens son sensibles a mayúsculas y deben escribirse exactamente en minúsculas. La plantilla debe contener al menos uno de ellos y cada token solo puede aparecer una vez. Se pueden combinar varios tokens con letras, números, puntos o guiones fijos.

Elige el periodo con intención: yyyy cambia la serie una vez al año; q, cada trimestre; mm, cada mes; y dd, cada día. Cada cambio inicia la numeración de otra serie.

Configurar una serie para todos los documentos

Es la forma más rápida de preparar una ubicación completa:

1. Abre Archivo ▸ Empresas, selecciona la empresa y entra en su ficha.
2. Marca Hacer coincidir calendario natural con tokens y graba la empresa. Las empresas nuevas traen esta opción desmarcada.
3. Entra en la pestaña Series y pulsa Añadir serie a todos.
4. Selecciona Almacén y Caja. La caja solo se aplicará a los tipos de documento que trabajan por caja; los demás conservarán el almacén.
5. Escribe la Serie tokenizada base —hasta 11 caracteres— y pulsa Aceptar (F12).
6. Revisa las filas creadas en la rejilla. Si ya existía exactamente la misma combinación de empresa, ubicación, tipo, subtipo y plantilla, Factuzam la omite en vez de duplicarla.

Selección de Almacén, Caja y Serie tokenizada base para el alta masiva.

El alta masiva crea la plantilla para todos los tipos de documento configurados en la instalación. En las facturas reserva tres series:

Repite el proceso si otra combinación de almacén y caja necesita una serie distinta.

Configurar una sola serie

Para definir únicamente un tipo documental, pulsa Añadir Serie y completa la nueva fila:

Graba la fila con el navegador. No se admite una serie tokenizada si antes no se ha activado Hacer coincidir calendario natural con tokens en la empresa.

No confundas dos grupos de tokens: yyyy, q, mm y dd cambian la serie de numeración. Los tokens Serie y NroDocumento del campo Formato documentos solo deciden cómo se muestra una referencia, por ejemplo Serie.NroDocumento; no cambian su numeración. En ese formato no se permite la coma.

Almacenes

Atajo de menú: [Ctrl]+[L]

Mantiene los almacenes físicos o lógicos donde se ubica el stock. Cada movimiento de stock, inventario o documento de mercancía referencia un almacén.

La casilla En web indica si un almacén estándar, activo y físico puede aportar stock a la tienda online de su empresa. Para cada perfil PrestaShop se suman únicamente los almacenes En web que pertenecen a la empresa configurada; los de otra empresa, taras y depósitos quedan fuera. Consulta Integración con PrestaShop.

Sub-pestañas de la ficha:

• Dirección física — ubicación del almacén.
• Cajas de Venta — cajas/TPV asociadas a este almacén (relación almacén ↔ caja para el módulo Caja).
• Usos Almacén — para qué se usa el almacén (venta, depósito, etc.).
• Otros — datos complementarios.

Clientes

Atajo de menú: [Ctrl]+[K]

Mantiene la ficha de clientes a quienes se vende y factura.

Datos generales: Código, Activo, Razón Social, NIF/CIF, teléfonos (móvil y fijo), Email, dirección completa, País, Observaciones, Referencia, Contacto y teléfono de contacto, Nº de cuenta.

Datos fiscales que determinan cómo se calcula cada factura del cliente:

Estos indicadores afectan directamente al cálculo de impuestos en ventas. Configúralos con cuidado al dar de alta el cliente.

Parámetros eDoc: esta pestaña guarda los datos necesarios para emitir un fichero Facturae firmado desde Ventas Mayor:

Estos datos se copian como foto a cada borrador de venta mayor al elegir el cliente. Si una factura concreta necesita otro valor, se corrige en la pestaña Parámetros eDoc del propio borrador.

Proveedores

Atajo de menú: [Ctrl]+[P]

Mantiene la ficha de proveedores a quienes se compra mercancía. Estructura análoga a Clientes, orientada a compras.

Sub-pestañas de la ficha:

• Domicilio fiscal — datos fiscales y de dirección.
• Artículos — artículos que suministra el proveedor (con sus referencias y precios de compra).
• Ventas — histórico/relación comercial.
• Más datos y Otros — información complementaria.
• Compras — parámetros por defecto para las sesiones de compra de este proveedor (ver abajo).
• Pagos — forma de pago habitual y banco de la empresa desde el que se pagarán sus efectos o remesas.

Pestaña Compras (parámetros de compra del proveedor)

Concentra valores que se proponen automáticamente cuando creas una sesión de compra para este proveedor, para no repetirlos en cada entrada de género.

Defectos para sesiones de compra:

Estos valores solo se proponen; siempre puedes cambiarlos dentro de la sesión. Solo se copian si el proveedor los tiene rellenos.

Kits de cantidades por talla:

Un kit es una plantilla de reparto de unidades por talla que se repite a menudo con ese proveedor (por ejemplo, un surtido 1-2-2-1 en S-M-L-XL). Aquí se mantiene la biblioteca de kits del proveedor para luego aplicarlos de un clic en las sesiones de compra.

La pestaña tiene dos rejillas: la de kits (cabecera) y la de tallas del kit (detalle).

Cada línea de detalle es una Talla con su Cantidad y un Orden de presentación.

Cómo se usan los kits: dentro de una sesión de compra, sobre la línea de un artículo, el botón Aplicar kit vuelca las cantidades del kit en la matriz de tallas de esa línea. Así, en lugar de teclear talla a talla, aplicas el surtido completo de golpe. Es ideal cuando el proveedor sirve packs con un reparto de tallas estándar.

Pestaña Pagos

Permite indicar los valores que se propondrán al registrar facturas de compra de este proveedor:

Artículos

Atajo de menú: [Ctrl]+[A]

Es la pantalla central del catálogo. Mantiene los artículos y sus variantes (las distintas tallas/colores se denominan SKU).

Sub-pestañas de la ficha:

• General — datos básicos: descripción, familia, unidad de medida, IVA, etc.
• SKUs — las variantes del artículo (combinaciones de talla, color u otros atributos). Cada SKU es una referencia vendible con su propio stock y código de barras. Existe un asistente para generar SKUs a partir de las variaciones definidas.
• Propiedades — propiedades descriptivas asignadas al artículo. Algunas propiedades pueden informarse por artículo, por color o por SKU; si un color tiene una temporada distinta, el informe de stock y las búsquedas usan la temporada efectiva de ese color.
• CB — códigos de barras del artículo y sus SKUs.
• Tarifas — precios del artículo en las distintas tarifas.
• Proveedores — proveedores que lo suministran y sus referencias.

Desde la lista/ficha puedes además consultar stock y la foto del artículo con los botones del navegador.

La casilla En web hace que el artículo sea elegible para la integración y encola su comprobación; no equivale por sí sola a publicarlo. Según los checks del perfil efectivo, Factuzam puede sincronizar un producto existente, crear completo e inactivo uno que no exista y, si se ha autorizado expresamente, activarlo solo al final de un proceso correcto.

Al quitar En web, un diálogo permite desactivar el producto remoto, dejar únicamente de sincronizarlo o cancelar el cambio. Ninguna de esas decisiones borra el producto. El comportamiento completo, los permisos y las cautelas de stock se describen en Integración con PrestaShop ▸ Artículos.

Solo los usuarios con el permiso Permisos ▸ Artículos ▸ Activar/desactivar web pueden cambiar esta casilla.

La gestión de fotos trabaja a nivel artículo o SKU/color. Si un SKU no tiene foto propia, hereda la del nivel más cercano disponible. Las fotos se pueden usar también en tickets, listados y balances.

El concepto de SKU (variante de talla/color) es clave en Factuzam: el stock, los precios y los códigos de barras se llevan a nivel de SKU, no solo de artículo.

Tablas Auxiliares

Submenú con los catálogos de apoyo que clasifican y describen a los artículos. Conviene definirlos antes de cargar el catálogo de artículos.

Tarifas

Atajo de menú: [Ctrl]+[T]

Define las listas de precios (tarifa general, ofertas, mayoristas…). Cada tarifa contiene los precios de los artículos.

La tarifa elegida en la configuración de PrestaShop proporciona el precio web. Los precios de SKU se convierten en impactos sobre el precio base; se explica en Precios de producto y de SKU.

• Artículos — precios de cada artículo/SKU en esta tarifa. Incluye utilidades para añadir precios en bloque y calcular márgenes.
• Otros — parámetros de la tarifa (vigencia, redondeos, etc.).
• Dto. desde / Dto. hasta — ventana de fechas en la que se aplican los descuentos de la tarifa. Fuera de esa ventana, se cobra el precio de salida sin descuento aunque la línea de tarifa tenga descuento informado.

Aplicación o exclusión del descuento

Con la tarifa ya guardada y seleccionada, abre la pestaña Aplicación del descuento. En Aplicar descuento puedes elegir:

Controles del modo, la propiedad y los valores que condicionan el descuento.

Para un modo condicional, selecciona una Propiedad activa de tipo lista, marca uno o más Valores y pulsa Guardar aplicación. Solo se admite una propiedad por tarifa. El valor efectivo se resuelve con prioridad SKU ▸ color ▸ artículo; si el artículo o SKU no tiene valor, no se aplica el descuento. La condición se combina con Dto. desde / Dto. hasta, por lo que regla y fecha deben cumplirse a la vez.

Se necesita permiso Modificar en Tarifas. La selección no se guarda automáticamente: confirma siempre con Guardar aplicación.

El botón Sesiones cambios abre una pantalla para preparar cambios masivos de precios, revisar las líneas calculadas y aplicarlas a la tarifa destino cuando estén validadas.

Familias

Atajo de menú: [Ctrl]+[N]

Clasificación jerárquica de los artículos (familias y subfamilias). Permite agrupar el catálogo para informes, filtros y precios.

En un alta web autorizada, esta jerarquía se convierte en categorías de PrestaShop bajo la raíz configurada. El perfil decide cuántos niveles locales se conservan y la integración resuelve cada categoría dentro de su padre, no solo por el nombre visible. Consulta Integración con PrestaShop ▸ Familias y categorías.

• Más Datos — datos de la familia.
• Artículos — artículos pertenecientes a la familia.
• Propiedades Artículos — propiedades que heredan los artículos de la familia.
• Otros.

Paises

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[L]

Catálogo de países usado en las direcciones de clientes, proveedores y empresas (y para la clasificación fiscal intracomunitaria/extracomunitaria).

Unidades de Medida

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[U]

Catálogo de unidades en que se compran/venden los artículos (unidad, par, caja, metro, kilo…).

Cada unidad define los decimales que se muestran y se admiten al vender o mover stock. Por ejemplo, una unidad Uds puede trabajar sin decimales y una unidad m puede trabajar con dos decimales para telas.

Propiedades

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[Y]

Define propiedades descriptivas de artículos (p. ej. Material, Temporada) y sus valores disponibles.

• Valores Disponibles — lista de valores posibles de la propiedad.
• Artículos — artículos que usan esta propiedad.

Tipos de Variaciones

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[T]

Define los ejes de variación que generan SKUs (p. ej. Talla, Color) y sus atributos.

• Atributos — valores de la variación (S, M, L, XL… o la gama de colores).
• Artículos — artículos que usan este tipo de variación.
• Otros.

Colecciones de Atributos

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[S]

Define conjuntos reutilizables de atributos (p. ej. una colección de tallas estándar) que luego se aplican a varios artículos para generar sus SKUs sin redefinirlos cada vez.

• Valores — atributos que componen la colección.
• Artículos — artículos que la utilizan.
• Otros.

Atributos básicos

Atajo de menú: [Ctrl]+[Alt]+[B]

Catálogo de los atributos elementales (los valores individuales de talla, color, etc.) que componen las variaciones y colecciones.

Además del valor visible, cada atributo puede enlazarse con un atributo básico o equivalente estándar: color normalizado, medida en centímetros, paleta HEX, etc. Factuzam lo resuelve por prioridad: artículo, conjunto y valor global. Esto permite que el mismo texto de proveedor tenga equivalencias distintas según el artículo.

Orden recomendado de configuración del catálogo: Unidades de Medida y Países → Familias → Atributos básicos → Tipos de Variaciones / Colecciones de Atributos → Propiedades → Tarifas → finalmente, los Artículos y sus SKUs.

Invocar login

Atajo de menú: [Shift]+[Ctrl]+[L]

Vuelve a mostrar la ventana de Login sin cerrar la aplicación. Sirve para cambiar de usuario (por ejemplo, que entre otra persona con su perfil) sin reiniciar el programa.

Salir

Atajo de menú: [Alt]+[F4]

Cierra la aplicación. Si hay cambios sin guardar, la aplicación avisará antes de salir.

◀ Conceptos comunes · Índice · Siguiente ▶ Menú Compras